Quali informazioni devono arrivare all’OdV?

1. Individuare chi invia e che cosa serve

Per ogni processo rilevante conviene identificare il responsabile dell’invio e le informazioni attese. Possono contribuire amministrazione, acquisti, personale, sicurezza, funzioni di controllo e organi sociali, secondo l’organizzazione concreta.

Un elenco generico di documenti rischia di produrre comunicazioni poco utili. Se il modello disciplina l’approvazione dei fornitori, per esempio, interessa capire quali eccezioni siano state autorizzate, da chi e con quale motivazione. Un prospetto che riporti soltanto il numero degli acquisti non risponde a queste domande. Contenuti e livello di dettaglio vanno quindi costruiti sulla mappatura dei rischi.

2. Separare le scadenze dagli eventi urgenti

I flussi periodici possono riepilogare controlli svolti, formazione e stato degli interventi correttivi. I flussi ad evento riguardano invece fatti da comunicare tempestivamente: per esempio un’ispezione rilevante, un grave infortunio o una modifica delle deleghe.

L’articolo 6 non stabilisce una frequenza trimestrale o semestrale valida per tutti. Tempi e contenuti vanno definiti in funzione dei rischi e della struttura dell’ente. La procedura dovrebbe chiarire quali eventi non possono attendere il riepilogo successivo e come comportarsi se, nel periodo considerato, non vi sono fatti da riferire.

3. Rendere verificabili i fatti e il seguito

Una comunicazione utile permette di ricostruire che cosa è accaduto, quando e in quale attività. Un esempio: alla notizia di un controllo saltato possono essere associati il documento interessato, la ragione dell’omissione e il rimedio già avviato. Distinguere fatti accertati, valutazioni e informazioni ancora da verificare facilita l’esame.

È opportuno conservare traccia dell’invio, delle richieste di chiarimento e dei riscontri, con accessi adeguati alla riservatezza. Ricevere un documento, tuttavia, non esaurisce la vigilanza: l’OdV valuta, approfondisce e riferisce le criticità agli organi competenti. Le decisioni operative e l’esecuzione delle correzioni restano alle funzioni aziendali responsabili; l’organismo ne segue gli sviluppi nell’ambito dei propri compiti.

4. Coordinare i flussi con il whistleblowing

I flussi ordinari non vanno confusi con le segnalazioni protette dalla disciplina whistleblowing. Queste richiedono canali e modalità di gestione che tutelino identità, contenuti e documenti. L’OdV non è automaticamente il gestore delle segnalazioni: l’eventuale incarico va attribuito espressamente, verificando requisiti e assetto organizzativo.

Quando il gestore è un soggetto diverso, occorre disciplinare il raccordo: informazione tempestiva sulle vicende rilevanti ai fini 231 e aggiornamenti sul funzionamento del sistema. Questo non autorizza a inoltrare indiscriminatamente segnalazioni integrali e nominativi all’OdV o ai vertici. Le informazioni devono circolare nei limiti delle competenze e delle tutele applicabili, evitando dettagli identificativi non necessari.

La distinzione va spiegata anche a chi trasmette le informazioni: un normale resoconto di attività segue la procedura dei flussi; una segnalazione whistleblowing deve poter utilizzare il canale predisposto con le relative garanzie.