Il Modello 231 è stato adottato. Che cosa succede dopo?

1. Assegnare responsabilità e rendere applicabili le procedure

Per ciascuna attività esposta a rischio occorre verificare chi decide, chi esegue e chi controlla, con quali poteri e quali documenti. Deleghe, autorizzazioni e procedure devono corrispondere all’organizzazione effettiva. Va inoltre reso conoscibile il sistema disciplinare previsto dal modello, curandone l’applicabilità nel rispetto delle regole pertinenti.

Un esempio pratico riguarda gli acquisti: chi seleziona il fornitore? Chi autorizza la spesa? Come viene verificata la prestazione prima del pagamento? In una struttura sanitaria, un controllo analogo può riguardare la documentazione a supporto delle prestazioni rendicontate. Sono esempi da adattare ai rischi individuati, alle dimensioni e alle caratteristiche dell’ente.

Le attività ancora da completare possono essere raccolte in un piano con responsabili, risorse e tempi definiti.

2. Mettere l’OdV nelle condizioni di vigilare

L’Organismo di Vigilanza deve poter esercitare concretamente i propri poteri di iniziativa e controllo. Vanno verificati autonomia, accesso alle informazioni e disponibilità di risorse adeguate, oltre alla programmazione delle verifiche.

Per i flussi informativi verso l’OdV è utile specificare contenuti, mittenti, modalità e tempi: quali informazioni trasmettere periodicamente e quali comunicare quando si verifica un evento rilevante. A seconda dei rischi, possono interessare ispezioni, anomalie nei pagamenti, infortuni, violazioni delle procedure o cambiamenti organizzativi.

L’OdV deve poter riferire agli organi competenti le criticità emerse e seguirne gli sviluppi. I flussi ordinari vanno inoltre coordinati con la gestione delle segnalazioni whistleblowing, rispettando riservatezza e ruoli assegnati. La gestione dei processi e l’esecuzione degli interventi correttivi restano affidate alle funzioni competenti.

3. Spiegare le regole a chi deve applicarle

La diffusione del modello deve accompagnarsi a una formazione proporzionata alle mansioni e ai rischi. Chi gestisce acquisti, personale o rapporti con la pubblica amministrazione incontra situazioni diverse e ha bisogno di indicazioni pertinenti al proprio lavoro.

Conviene verificare chi ha ricevuto i documenti, quali attività formative sono state svolte e come è stata controllata la comprensione delle regole. Materiali, presenze e riscontri aiutano a ricostruire il percorso. Nuovi ingressi, cambi di ruolo e modifiche alle procedure richiedono attenzione nella programmazione degli aggiornamenti.

4. Verificare il funzionamento e correggere le carenze

L’articolo 7, comma 4, richiama la verifica periodica e l’eventuale modifica del modello in presenza di violazioni significative o cambiamenti nell’organizzazione o nell’attività. Anche le novità normative rilevanti richiedono di valutarne l’adeguamento. Frequenza e profondità dei controlli devono essere commisurate al contesto.

Le verifiche dovrebbero consentire di ricostruire operazioni concrete: autorizzazioni, controlli svolti, anomalie rilevate e risposte adottate. Per ogni carenza occorre individuare l’intervento, il responsabile e il successivo riscontro dell’esecuzione.

Conservare evidenze attendibili del lavoro svolto permette di valutare nel tempo il funzionamento del sistema. Questi passaggi orientano l’attuazione; l’idoneità del modello e le condizioni di un’eventuale esclusione della responsabilità richiedono comunque una valutazione concreta.